سه شنبه بیست و سوم اسفند ۱۳۹۰ | 0:49 | رضا رضائیان -
انواع نشريه داخلي
نشريه هاي داخلي نوع مطالب و هدف از انتشار ، به انواع مختلفي تقسيم بندي مي شوند كه هر يك كاركرد ويژه خود را دارند و با توجه به انگيزه روابط عمومي با هدف خاصي منتشر مي شوند:
1- نشريه داخلي اطلاع رساني
اين نوع نشريه معمولاً با توجه به ميزان فعاليت سازمان ، به صورت روزانه ياهفتگي منتشر مي شود و مطالب آن حاوي اخبار درون سازمان به منظور آگاه كردن كاركنان از وضعيت داخلي و همچنين نصميم گيري هاي مديران در مورد مسائل داخلي و كاركنان است . اطلاعيه ها ، بخشنامه انتصاب ها ، ترفيع ها و خبرهايي از اين دست نيز در اين نشريه مي آيد.
2- نشريه داخلي آموزشي
نشريه هاي آموزشي هنگامي انتشار مي يابد كه مديران در صدد باشند از طريق نشريه اقدام به آموزشي كاركنان خود كنند. گاهي اين نشريه ها مي توانند جاي كلاس هاي آموزشي را هم بگيرند با زمينه مساعد تري را براي تشكيل اين گونه كلاس ها فراهم آورند . نوع مطالب آموزشي بستگي تام به ميزان سواد كاركنان و اهداف آموزش دارد. گاه چند نشريه هم زمان ، با توجه به نوع مخاطب منتشرمي شود مثلاً نشريه اي براي كاركناني كه به كارهاي تخصصي اشتغال دارند و نشريه اي براي كاركنان عادي با سطح سواد مثلاّ ديپلم كه به كارهاي خدماتي مشغولند . يا نشريه اي براي آن دسته از كاركنان كه به كارهاي حسابداري يا كامپيوتر و… مي پردازند.
بدين ترتيب اگر اموزش براي هر گروه با توجه به ميزان سواد و تخصص آنان از راه انتشار صورت گيرد ، نتايج آنان از راه انتشار نشريه صورت گيرد ، نتايج مثبت خود را نشان خواهد داد. ذكر اين نكته ضروري است كه آموزش از طريق نشريه به ويژه براي افراد كم سواد ، حتماً بايد در نظر گرفتن برخي از موضوع هاي ديگر مثل چاپ تصاوير مختلف ( عكس ، طرح و كاريكاتور ) باشد تا درك وفهم آن براي مخاطب آسان شود . دوره انتشار نشريه هاي آموزشي بستگي به نوع آموزش ، هفتگي و ماهانه است.
3- نشريه و سرگرمي و رفاهي
روابط عمومي ها وظيفه دارند همواره از روحيه كاركنان خود با خبر باشند و بكوشند طراوت و سرزندگي كاركنان سازمان را در محيط كار از طرق گوناگون حفظ كنند. يكي از راه هاي حفظ روحيه بالاي كاركنان انتشار نشريه اي است كه محتواي آن به حفظ طراوت و سرزندگي كاركنان به نحو مقتضي كمك كند؛ مطالب شاد و سرگرم كننده ، مسابقه هاي با جايزه داستان هاي خنده آور ، داستان هاي شاد و مصور ، قرار دادن انواع كپن براي تخفيف خريد از برخي از فروشگاه هاي از قبيل تعيين شده و …
مي تواند اوقاتي از ساعت فراغت كاركنان را پر كند و ضمن آن تفريح و سرگرمي هم به شمار آيد.
دوره انتشار چنين نشريه هايي معمولاُ هفتگي است اما به تشخيص روابط عمومي و تمايل مخاطبان مي تواند هفته ي دو شماره هم انتشار پيدا كند.
4- نشريه تبليغي
اين نشريه ها در سازمان هايي انتشار مي يابد كه به علت گستردگي كارو يا كثرت تنوع محصول داراي تعداد كاركنان زيادي هستند كه در ساختمان هاي مختلف و يا حتي شهرهاي گوناگون به كار مشغول هستند .
آگاهي دادن به كاركناني كه در بخش هخاي مختلف مشغول به كار هستند و تبليغ درباره فعاليت هاي سازمان ضروري به نظر مي رسد . محتواي اين نشريه هاي ، معرفي فعاليت ها يا محصولاتي است كه توليد مي شود ؛ زيرا اگر كاركنان از كم و كيف فعاليت ها و توليدات آگاه باشند طبيعتاً نوعي غرور و افتخار به آنان دست مي دهد و توانايي آنان را نيز افزايش مي دهد . اين نشريه هاي از نظر كاغذ و چاپ ، بايد كيفيت بسيار بالايي داشته باشند و دوره انتشار آنها ماهانه باشد.
5- نشريه هاي عمومي
اين نشريه ها متداول ترين نشريه هاي داخلي هستند و محتواي آنها تلفيقي از اطلاع رساني ، آموزشي ، سرگرمي و رفاهي است . درصد حجم هر يك از اين موضوع ها بستگي به مخاطبان آن دارد كه در پرس نامه قبل از چاپ با توجه به سن ، سواد ، شغل و نوع كاردر سازمان و پارامترهاي ديگر ارزيابي مي شود ، تا معلوم شود مثلاً چند درصد مطالب اطلاع رساني باشد و چند درصد آموزشي و سرگرمي و رفاهي .
6- خبرنامه الكترونيكي
صرف وقت كافي براي ارتباط برقرار كردن با مشتريان، براي شما به خاطر كارهاي زياد و مشغوليت‌هاي شغلي به عنوان مالك شركت دشوار شده است.
امروزه با توجه به شهرت روزافزون اينترنت و E-mail، قدم منطقي بعدي براي برنامه‌ي بازاريابي داخلي خود، ايجاد يك خبرنامه الكترونيكي، به عنوان يك مكمل خبري است تا براي مشتري‌هاي كنوني و بالقوه خود ارسال كنيد.
انتشار يك خبرنامه‌ي الكترونيكي، روشي كم هزينه براي حفظ ارتباط با مشتري‌هاست؛ در حالي كه براي خود شما نيز اعتبار و شهرتي – به عنوان تاجري كه از جديدترين خبرها و فناوري‌هاي روز مطلع مي‌باشد- به وجود مي‌آورد.
محتواي نشريه داخلي
با توجه به اهداف و ماموريت‌هاي يك سازمان نشريه داخلي از بخش‌هاي مختلفي تشكيل مي‌شود كه بخش‌هاي ذيل معمولاً مي‌توانند به عنوان بخش‌هاي اصلي مورد توجه قرار گيرند.
- سرمقاله (بيان خط و مشي‌هاي خبرنامه، مناسبت‌ها، پيام‌هاي اداري و )
- مقالات (آموزشي، تخصصي، فرهنگي، اجتماعي، سياسي و )
- گزارش (اداري، آموزشي، اختصاصي، فرهنگي، اجتماعي و )
- تريبون آزاد (ستون ويژه كاركنان و خوانندگان در قالب‌هاي مصاحبه، مقاله، نقد، پيشنهاد، خاطره و )
- اخبار (پيشرفت‌هاي سازمان، اتفاقات جديد، اخبار انتصاب‌ها و (
- مسابقه و سرگرمي (جدول، مسابقات، طنز، كاريكاتور و )
- تازه‌ها (در زمينه‌هاي علمي، فني، آموزشي، فرهنگي و )
علاوه بر موارد ياد شده براي غناي نشريه و افزايش جذابيت آن با توجه به ماموريت‌ها و اهداف اصلي هر سازمان مي‌توان عناوين مرتبط ديگري چون:بهداشت، جامعه، ورزشي و … را به مطالب نشريه اضافه كرد.
برنامه ريزي يك نشريه داخلی
برنامه ريزي يك نشريه داخل سازماني جديد شامل شيوه اي است كه بايد پيش از هر چيزي مورد توجه دقيق قرار گيرد. هر فردي بايد به خاطر داشته باشد كه يك نشريه عادي براي خود تاريخ انقضايي دارد . اين به ويژه زماني اهميت دارد كه يك نشريه درون سازماني منتشر مي شود. در حقيقت اين كار هزينة ريسك بالايي دارد. بهترين روش براي هر سازمان بستگي به شكل ،محتوا، ترتيب چاپ و ديگر عواملي دارد كه يك نشريه با ارزش را شكل مي دهند. سازمان بايد در زمان مناسب و پيشاپيش پيرامون اين‌كه آيا مهارت و منابع درون سازماني مي توانند واقعاً در دسترس قرار گرفته باشند يا نه ، تصميم گيري كند. ايده هاي مطرح شده مي توانند در بسياري از جهات توسعه يابند. نيازهاي يك نشريه درون سازماني عملاً مي تواند در قالب اصطلاحات دقيق در مرحلة جدي برنامه ريزي تعريف شود.
اهداف :تعريف روشن آنچه كه نشريه به قصد رسيدن به آن را دارد . آيا نشريه صرفاً در راستاي ارائه اطلاعات از سطحي بالا به سطوح پايين مي باشند؟ يا اين‌كه چاپ نشريه با هدف تأمين يك حس سازماني براي كساني است كه بخشي از آن سازماني بوده و نيز براي افرادي كه ممكن است با سازمان آشنا نبوده ،است ؟اگر چنين باشد نشريه كمك به انعكاس يك شخصيت سازماني مي كند. نشريه بايد به وضوح با سياست ها و برنامه هاي روابط عمومي هماهنگ بوده و بايد به عنوان يك وسيله ضروري براي ارتباطات به حساب آيد. نشريه بايد به عنوان ابزاري براي رسيدن به اهداف مشخص بوده تا به اين طريق به هدف مشخصي نائل شد.
مخاطبان : چه كساني مي خواهند نشريه درون سازماني را بخوانند ؟ آيا آنها فقط كارمندان داخلي و خانواده هاي آنان هستند يا ديگران را نيز شامل مي شود ؟آيا در نظر است كه نشريه افراد خارج از سازمان را تحت پوشش قرار داده كه به يك حد به سازمان علاقه داشته ، به اين دليل كه آنها هزينة بالايي را ريسك كرده كه يا به موفقيت و يا به ناكامي منجر شده است ؟ضروري است كه خوانندگان نشريه به وضوح از وضعيت آگاه شوند؛ چرا كه براي آنان طبيعتاً جنبه تجاري مجله نيز مهم است و چنانچه اين‌گونه نباشد ، به عنوان يك نشريه درون سازماني گرچه جنبه مادي آن مورد نظر نبوده ليكن در مقايسه با يك نشريه به قصد تجارت ممكن است از شمار زياد خوانندگان بهره مند مي شوند.
ترتيب انتشار : ترتيب انتشار نشريه رمزي براي هر نشريه درون سازماني است . بيشتر كارمندان چنانچه ترتيب انتشار حفظ نشود ،علاقة خود را از دست مي دهند. پرسش اين است كه نشريه به چه ترتيبي بايد منتشر شود ؟بسيار پسنديده است كه ترتيب انتشار نشريه يك روال منظم داشته باشد . ترتيب دفعات انتشار نشريه به طور عادي از قالب ماهانه تا فصلنامه متغير است. ترتيب انتشار نشريه همچنين ممكن است به صورت هفتگي يا دوهفتگي در تيراژ بالا با يك نشريه داخل سازماني مجزا براي سازمان‌هاي متحد مشترك منتشر شود. به هر حال بسياري از مجريان ارتباطات احساس مي كنند كه همه سازمان‌ها بايد تا حد امكان قالب انتشار ماهانه نشريه داخلي سازمان را بپذيرند. چنانچه فعاليت اصلي مجله در زمينه خبري باشد ،در اين‌صورت ترتيب انتشار ماهانه مطلوب ترين شكل براي رسيدن به هدف مي باشد. بي هيچ ترديد، هزينه يك عامل بازدارنده است . برخي مواقع يك نشريه خبري با اندازه و قيمت معمول كارآمدتر از نشريه اي حجيم بوده كه با صرف هزينه اي گزاف به صورت فصلنامه و يا حتي به صورت شش ماه يك بار منتشر شده است.
عنوان :تصميم گيري پيرامون عنوان نشريه يكي از كارهاي مشكل است. چه نوع اسم يا عنواني نشريه خواهد داشت ؟ عنوان بايد از شفافيت و تأثيرگذاري برخوردار باشد. عنوان بايد به راحتي رؤيت شود و بايد مشخصه هاي خود نشريه را در برگيرد.
محتوا: اهداف نشريه داخلي سازمان در مرتبه نخست بر روي حدود مطالب داخل نشريه متمركز شده است . هر نشريه اي متناسب با سليقة خوانندگان در محتواي مطالب تعادل معمولي را دارد. به هر صورت اصل خدشه ناپذير براي هر نشريه درون سازماني بايد بسط اطلاعات و تبادل دو جانبه باشد. يك فرد شاغل در روابط عمومي بايد ضرورتاً برخي از جنبه هاي مطالب مندرج در يك نشريه داخلي سازمان را به خاطر بسپارد كه شامل موارد زير هستند:
1- تحقيق و فهم دقيق مطالب مندرج در نشريه با بيشترين دقت و اين همانند آن است كه فرد شاغل در روابط عمومي مي خواهد يك نشريه مهم ملي را تهيه كند.
2- سازماندهي مطالب مندرج به شيوه اي سهل و قابل اجرا كه شامل نماي خارجي نشريه ، كادربندي مطالب نشريه ، طراحي قالب كار ،آوردن بخش‌هاي مختلف در نشريه، شمار صفحات نشريه و حتي منافع است.
3- به وضوح تأكيد زيادي بايد بر روي صحت مطالب مندرج در نشريه ،رابطه بين مديريت و كارمندان و ارتباطات مؤثر در موضوعات مورد علاقه طرفين دارد.
4- مندرجات نشريه داخل سازماني بايد متمركز بر نيازهاي كارمندان بوده و از اعمال خودكامگي به منظور تأمين منافع مديريت جلوگيري كند.
5- مطالب بايد با توجه به تقاضاهاي بي شمار آماده و انتخاب شود نه بر اساس برداشت‌هاي تنگ نظرانه
6- هزينه هاي مختلف بايد براي حمايت از منافع خواننده هم از نظر خبري و هم از نظر گزارش هاي خبري در سر مقاله صرف شود. موضوع مطالب يا مجموعه اي از امور مرتبط بايد در شيوه كاري مجله اي كه مرتباً منتشر شده در نظر گرفته شوند.
در تهيه يك نشريه داخل سازمان ،اولين چيزي كه بايد به خاطر سپرده شود يا ممكن است آخرين نكته باشد اين است كه كار تهيه نشريه حقيقتاً يك كار ارزشمند باشد. پس از كسب اطمينان از اين‌كه نشريه به شكل صحيحي توليد شده ، مطالب مندرج دقيقاً صحيح بوده و نهايتاً اين‌كه نشريه محصول كيفي بالا است. در غير اين‌صورت به هيچ وجه وارد كار انتشار نشريه نشويد.
پايان سخن
كلاً به اهداف معدودي از انتشار يك نشريه خاص افراد خارج و داخل سازمان مي توان نايل شد . در واقع نكته كليدي اين است كه هر سازمان اهداف خود را بايد مشخص سازد. اين ايده ها را در نظر بگيريد:
1- يك نشريه داخل سازماني خاص افراد در داخل و خارج سازمان تلاش بر ايجاد يك تصوير خوشايند مشترك ميان خوانندگان خود از طريق انتشار اخبار موثق و مورد علاقه عموم افراد هم در داخل و هم در خارج از سازمان دارد.
2- كاركنان احساس مي كنند كه در مرتبه نخست مجله آنان به استثناي افراد غير كارمند از همكاري و مشاركت در فعاليت هاي ارتباطات استقبال مي كند.
3- مخاطبان خارج از سازمان موقعيت كارمندان سازمان را درك مي كنند ، ليكن اعتماد به نفس خود را نسبت به تمام برنامه هاي مجله از دست نمي دهند.
4- يك نشريه خاص افراد داخل و خارج سازمان با هدف جلب اعتماد عمومي نه تنها آگاهي نسبت به اموري كه تمايل به دانستن آنها وجود داشته را به دنبال دارد ،بلكه هر گونه سوء‌تفاهم ،رنجش و ناراحتي كه ممكن است نتيجة به كارگيري نادرست شيوه هاي ارتباطاتي پذيرفته شده از جانب سازمان بوده را بر طرف مي كند.
5- نشريه ياد شده نبايد آرشيو خسته كننده اي از وقايع روزمرده بوده ، بلكه بايد يك رسانه شاداب بوده كه پل هايي از فهم و درك ساخته كه زندگي در درون و خارج از سازمان را توأم با اميدهاي بيشتري سازد.
6-شيوة معمول براي توجيه برنامه ريزي بايد به وسيله جايگزين ساختن پيش بيني همه سطوح افراد داخل سازمان شامل خانواده هاي كارمندان و تا حد زيادي افراد خارج از سازمان انجام مي شود.
نهايتاً اين‌كه كارمندان و جمع كثيري از افراد خارج از سازمان شامل مشتريان ،در افق هاي دوردست مشتاقانه در انتظار يك نشريه براي افراد داخل و خارج از سازمان هستند. حسن نيت و پاسخ مثبت از جانب هر بخش سرماية عظيمي است كه روابط عمومي و در وراي آن روابط مشترك مي تواند از طريق امكانات اين رسانه نوشتاري به آن نائل شوند.
نام نشريه بايد هماهنگ با فعاليت سازمان و در ارتباط مستقيم با آن باشد. واژه هاي با حروف اندک و جدا از هم ايده آل است ، اما بهتر آن است که نام نشريه را بين کارکنان به مسابقه گذاشت و مناسب ترين نام را برگزيد. در عين حال بايد توجه داشت که نام نشريه ، يک واژه و آن واژه آشنا و مانوس باشد. طراحي يا خطاطي نام نشريه نيز بايد در ارتباط با فعاليت سازمان باشد. روابط عمومي يک سازمان سازنده رايانه ، طراحي مدرني براي نام نشريه در نظر مي گيرد و يک کارخانه قاليبافي ، زمينه هاي سنتي را در خطاطي يا طراحي لوحه از ياد مي برد.
تعداد صفحات نشريه داخلي تعداد صفحات يک نشريه داخلي با هر يک از موضوعاتي که قبلا به آن اشاره شد، به دوره انتشار آن بستگي دارد ؛ به طور مثال در يک نشريه هفتگي نه آنقدر بايد تعداد صفحات زياد باشد که در مدت يک هفته مجالي براي مطالعه آن نباشيد و نه آنقدر کم که با ورق زدني در چند دقيقه خوانده شود.تنوع مطالب سبک و سنگين ، ميزان زمان مطالعه را تعيين مي کند.
نشريه داخلي ، نشريه خانه هر نشريه داخلي بايد اين امکان را براي خود فراهم کند که به عنوان يک مايحتاج ضروري در سبد خانواده کارکنان قرار گيرد. اگر مرد خانه کارمند سازمان است بايد اين جذابيت را در نشريه ببيند که آن را به خانه ببرد و اين احساس به او دست بدهد که همسر و کودک يا کودکانش نيز مي توانند چون او از نشريه بهره ببرند.
يک نشريه داخلي خوب عضو خانواده کارکنان خواهد شد، به شرط آن که روابط عمومي سازمان بتواند همراه با نشريه ، طراوت ، تازگي ، نشاط، مسووليت و احساس خوش دلبستگي را به خانه کارکنان ببرد.
نشريه هاي داخلي نوع مطالب و هدف از انتشار ، به انواع مختلفي تقسيم بندي مي شوند كه هر يك كاركرد ويژه خود را دارند و با توجه به انگيزه روابط عمومي با هدف خاصي منتشر مي شوند:
1- نشريه داخلي اطلاع رساني
اين نوع نشريه معمولاً با توجه به ميزان فعاليت سازمان ، به صورت روزانه ياهفتگي منتشر مي شود و مطالب آن حاوي اخبار درون سازمان به منظور آگاه كردن كاركنان از وضعيت داخلي و همچنين نصميم گيري هاي مديران در مورد مسائل داخلي و كاركنان است . اطلاعيه ها ، بخشنامه انتصاب ها ، ترفيع ها و خبرهايي از اين دست نيز در اين نشريه مي آيد.
2- نشريه داخلي آموزشي
نشريه هاي آموزشي هنگامي انتشار مي يابد كه مديران در صدد باشند از طريق نشريه اقدام به آموزشي كاركنان خود كنند. گاهي اين نشريه ها مي توانند جاي كلاس هاي آموزشي را هم بگيرند با زمينه مساعد تري را براي تشكيل اين گونه كلاس ها فراهم آورند . نوع مطالب آموزشي بستگي تام به ميزان سواد كاركنان و اهداف آموزش دارد. گاه چند نشريه هم زمان ، با توجه به نوع مخاطب منتشرمي شود مثلاً نشريه اي براي كاركناني كه به كارهاي تخصصي اشتغال دارند و نشريه اي براي كاركنان عادي با سطح سواد مثلاّ ديپلم كه به كارهاي خدماتي مشغولند . يا نشريه اي براي آن دسته از كاركنان كه به كارهاي حسابداري يا كامپيوتر و… مي پردازند.
بدين ترتيب اگر اموزش براي هر گروه با توجه به ميزان سواد و تخصص آنان از راه انتشار صورت گيرد ، نتايج آنان از راه انتشار نشريه صورت گيرد ، نتايج مثبت خود را نشان خواهد داد. ذكر اين نكته ضروري است كه آموزش از طريق نشريه به ويژه براي افراد كم سواد ، حتماً بايد در نظر گرفتن برخي از موضوع هاي ديگر مثل چاپ تصاوير مختلف ( عكس ، طرح و كاريكاتور ) باشد تا درك وفهم آن براي مخاطب آسان شود . دوره انتشار نشريه هاي آموزشي بستگي به نوع آموزش ، هفتگي و ماهانه است.
3- نشريه و سرگرمي و رفاهي
روابط عمومي ها وظيفه دارند همواره از روحيه كاركنان خود با خبر باشند و بكوشند طراوت و سرزندگي كاركنان سازمان را در محيط كار از طرق گوناگون حفظ كنند. يكي از راه هاي حفظ روحيه بالاي كاركنان انتشار نشريه اي است كه محتواي آن به حفظ طراوت و سرزندگي كاركنان به نحو مقتضي كمك كند؛ مطالب شاد و سرگرم كننده ، مسابقه هاي با جايزه داستان هاي خنده آور ، داستان هاي شاد و مصور ، قرار دادن انواع كپن براي تخفيف خريد از برخي از فروشگاه هاي از قبيل تعيين شده و …
مي تواند اوقاتي از ساعت فراغت كاركنان را پر كند و ضمن آن تفريح و سرگرمي هم به شمار آيد.
دوره انتشار چنين نشريه هايي معمولاُ هفتگي است اما به تشخيص روابط عمومي و تمايل مخاطبان مي تواند هفته ي دو شماره هم انتشار پيدا كند.
4- نشريه تبليغي
اين نشريه ها در سازمان هايي انتشار مي يابد كه به علت گستردگي كارو يا كثرت تنوع محصول داراي تعداد كاركنان زيادي هستند كه در ساختمان هاي مختلف و يا حتي شهرهاي گوناگون به كار مشغول هستند .
آگاهي دادن به كاركناني كه در بخش هخاي مختلف مشغول به كار هستند و تبليغ درباره فعاليت هاي سازمان ضروري به نظر مي رسد . محتواي اين نشريه هاي ، معرفي فعاليت ها يا محصولاتي است كه توليد مي شود ؛ زيرا اگر كاركنان از كم و كيف فعاليت ها و توليدات آگاه باشند طبيعتاً نوعي غرور و افتخار به آنان دست مي دهد و توانايي آنان را نيز افزايش مي دهد . اين نشريه هاي از نظر كاغذ و چاپ ، بايد كيفيت بسيار بالايي داشته باشند و دوره انتشار آنها ماهانه باشد.
5- نشريه هاي عمومي
اين نشريه ها متداول ترين نشريه هاي داخلي هستند و محتواي آنها تلفيقي از اطلاع رساني ، آموزشي ، سرگرمي و رفاهي است . درصد حجم هر يك از اين موضوع ها بستگي به مخاطبان آن دارد كه در پرس نامه قبل از چاپ با توجه به سن ، سواد ، شغل و نوع كاردر سازمان و پارامترهاي ديگر ارزيابي مي شود ، تا معلوم شود مثلاً چند درصد مطالب اطلاع رساني باشد و چند درصد آموزشي و سرگرمي و رفاهي .
6- خبرنامه الكترونيكي
صرف وقت كافي براي ارتباط برقرار كردن با مشتريان، براي شما به خاطر كارهاي زياد و مشغوليت‌هاي شغلي به عنوان مالك شركت دشوار شده است.
امروزه با توجه به شهرت روزافزون اينترنت و E-mail، قدم منطقي بعدي براي برنامه‌ي بازاريابي داخلي خود، ايجاد يك خبرنامه الكترونيكي، به عنوان يك مكمل خبري است تا براي مشتري‌هاي كنوني و بالقوه خود ارسال كنيد.
انتشار يك خبرنامه‌ي الكترونيكي، روشي كم هزينه براي حفظ ارتباط با مشتري‌هاست؛ در حالي كه براي خود شما نيز اعتبار و شهرتي – به عنوان تاجري كه از جديدترين خبرها و فناوري‌هاي روز مطلع مي‌باشد- به وجود مي‌آورد.
محتواي نشريه داخلي
با توجه به اهداف و ماموريت‌هاي يك سازمان نشريه داخلي از بخش‌هاي مختلفي تشكيل مي‌شود كه بخش‌هاي ذيل معمولاً مي‌توانند به عنوان بخش‌هاي اصلي مورد توجه قرار گيرند.
- سرمقاله (بيان خط و مشي‌هاي خبرنامه، مناسبت‌ها، پيام‌هاي اداري و )
- مقالات (آموزشي، تخصصي، فرهنگي، اجتماعي، سياسي و )
- گزارش (اداري، آموزشي، اختصاصي، فرهنگي، اجتماعي و )
- تريبون آزاد (ستون ويژه كاركنان و خوانندگان در قالب‌هاي مصاحبه، مقاله، نقد، پيشنهاد، خاطره و )
- اخبار (پيشرفت‌هاي سازمان، اتفاقات جديد، اخبار انتصاب‌ها و (
- مسابقه و سرگرمي (جدول، مسابقات، طنز، كاريكاتور و )
- تازه‌ها (در زمينه‌هاي علمي، فني، آموزشي، فرهنگي و )
علاوه بر موارد ياد شده براي غناي نشريه و افزايش جذابيت آن با توجه به ماموريت‌ها و اهداف اصلي هر سازمان مي‌توان عناوين مرتبط ديگري چون:بهداشت، جامعه، ورزشي و … را به مطالب نشريه اضافه كرد.
برنامه ريزي يك نشريه داخلی
برنامه ريزي يك نشريه داخل سازماني جديد شامل شيوه اي است كه بايد پيش از هر چيزي مورد توجه دقيق قرار گيرد. هر فردي بايد به خاطر داشته باشد كه يك نشريه عادي براي خود تاريخ انقضايي دارد . اين به ويژه زماني اهميت دارد كه يك نشريه درون سازماني منتشر مي شود. در حقيقت اين كار هزينة ريسك بالايي دارد. بهترين روش براي هر سازمان بستگي به شكل ،محتوا، ترتيب چاپ و ديگر عواملي دارد كه يك نشريه با ارزش را شكل مي دهند. سازمان بايد در زمان مناسب و پيشاپيش پيرامون اين‌كه آيا مهارت و منابع درون سازماني مي توانند واقعاً در دسترس قرار گرفته باشند يا نه ، تصميم گيري كند. ايده هاي مطرح شده مي توانند در بسياري از جهات توسعه يابند. نيازهاي يك نشريه درون سازماني عملاً مي تواند در قالب اصطلاحات دقيق در مرحلة جدي برنامه ريزي تعريف شود.
اهداف :تعريف روشن آنچه كه نشريه به قصد رسيدن به آن را دارد . آيا نشريه صرفاً در راستاي ارائه اطلاعات از سطحي بالا به سطوح پايين مي باشند؟ يا اين‌كه چاپ نشريه با هدف تأمين يك حس سازماني براي كساني است كه بخشي از آن سازماني بوده و نيز براي افرادي كه ممكن است با سازمان آشنا نبوده ،است ؟اگر چنين باشد نشريه كمك به انعكاس يك شخصيت سازماني مي كند. نشريه بايد به وضوح با سياست ها و برنامه هاي روابط عمومي هماهنگ بوده و بايد به عنوان يك وسيله ضروري براي ارتباطات به حساب آيد. نشريه بايد به عنوان ابزاري براي رسيدن به اهداف مشخص بوده تا به اين طريق به هدف مشخصي نائل شد.
مخاطبان : چه كساني مي خواهند نشريه درون سازماني را بخوانند ؟ آيا آنها فقط كارمندان داخلي و خانواده هاي آنان هستند يا ديگران را نيز شامل مي شود ؟آيا در نظر است كه نشريه افراد خارج از سازمان را تحت پوشش قرار داده كه به يك حد به سازمان علاقه داشته ، به اين دليل كه آنها هزينة بالايي را ريسك كرده كه يا به موفقيت و يا به ناكامي منجر شده است ؟ضروري است كه خوانندگان نشريه به وضوح از وضعيت آگاه شوند؛ چرا كه براي آنان طبيعتاً جنبه تجاري مجله نيز مهم است و چنانچه اين‌گونه نباشد ، به عنوان يك نشريه درون سازماني گرچه جنبه مادي آن مورد نظر نبوده ليكن در مقايسه با يك نشريه به قصد تجارت ممكن است از شمار زياد خوانندگان بهره مند مي شوند.
ترتيب انتشار : ترتيب انتشار نشريه رمزي براي هر نشريه درون سازماني است . بيشتر كارمندان چنانچه ترتيب انتشار حفظ نشود ،علاقة خود را از دست مي دهند. پرسش اين است كه نشريه به چه ترتيبي بايد منتشر شود ؟بسيار پسنديده است كه ترتيب انتشار نشريه يك روال منظم داشته باشد . ترتيب دفعات انتشار نشريه به طور عادي از قالب ماهانه تا فصلنامه متغير است. ترتيب انتشار نشريه همچنين ممكن است به صورت هفتگي يا دوهفتگي در تيراژ بالا با يك نشريه داخل سازماني مجزا براي سازمان‌هاي متحد مشترك منتشر شود. به هر حال بسياري از مجريان ارتباطات احساس مي كنند كه همه سازمان‌ها بايد تا حد امكان قالب انتشار ماهانه نشريه داخلي سازمان را بپذيرند. چنانچه فعاليت اصلي مجله در زمينه خبري باشد ،در اين‌صورت ترتيب انتشار ماهانه مطلوب ترين شكل براي رسيدن به هدف مي باشد. بي هيچ ترديد، هزينه يك عامل بازدارنده است . برخي مواقع يك نشريه خبري با اندازه و قيمت معمول كارآمدتر از نشريه اي حجيم بوده كه با صرف هزينه اي گزاف به صورت فصلنامه و يا حتي به صورت شش ماه يك بار منتشر شده است.
عنوان :تصميم گيري پيرامون عنوان نشريه يكي از كارهاي مشكل است. چه نوع اسم يا عنواني نشريه خواهد داشت ؟ عنوان بايد از شفافيت و تأثيرگذاري برخوردار باشد. عنوان بايد به راحتي رؤيت شود و بايد مشخصه هاي خود نشريه را در برگيرد.
محتوا: اهداف نشريه داخلي سازمان در مرتبه نخست بر روي حدود مطالب داخل نشريه متمركز شده است . هر نشريه اي متناسب با سليقة خوانندگان در محتواي مطالب تعادل معمولي را دارد. به هر صورت اصل خدشه ناپذير براي هر نشريه درون سازماني بايد بسط اطلاعات و تبادل دو جانبه باشد. يك فرد شاغل در روابط عمومي بايد ضرورتاً برخي از جنبه هاي مطالب مندرج در يك نشريه داخلي سازمان را به خاطر بسپارد كه شامل موارد زير هستند:
1- تحقيق و فهم دقيق مطالب مندرج در نشريه با بيشترين دقت و اين همانند آن است كه فرد شاغل در روابط عمومي مي خواهد يك نشريه مهم ملي را تهيه كند.
2- سازماندهي مطالب مندرج به شيوه اي سهل و قابل اجرا كه شامل نماي خارجي نشريه ، كادربندي مطالب نشريه ، طراحي قالب كار ،آوردن بخش‌هاي مختلف در نشريه، شمار صفحات نشريه و حتي منافع است.
3- به وضوح تأكيد زيادي بايد بر روي صحت مطالب مندرج در نشريه ،رابطه بين مديريت و كارمندان و ارتباطات مؤثر در موضوعات مورد علاقه طرفين دارد.
4- مندرجات نشريه داخل سازماني بايد متمركز بر نيازهاي كارمندان بوده و از اعمال خودكامگي به منظور تأمين منافع مديريت جلوگيري كند.
5- مطالب بايد با توجه به تقاضاهاي بي شمار آماده و انتخاب شود نه بر اساس برداشت‌هاي تنگ نظرانه
6- هزينه هاي مختلف بايد براي حمايت از منافع خواننده هم از نظر خبري و هم از نظر گزارش هاي خبري در سر مقاله صرف شود. موضوع مطالب يا مجموعه اي از امور مرتبط بايد در شيوه كاري مجله اي كه مرتباً منتشر شده در نظر گرفته شوند.
در تهيه يك نشريه داخل سازمان ،اولين چيزي كه بايد به خاطر سپرده شود يا ممكن است آخرين نكته باشد اين است كه كار تهيه نشريه حقيقتاً يك كار ارزشمند باشد. پس از كسب اطمينان از اين‌كه نشريه به شكل صحيحي توليد شده ، مطالب مندرج دقيقاً صحيح بوده و نهايتاً اين‌كه نشريه محصول كيفي بالا است. در غير اين‌صورت به هيچ وجه وارد كار انتشار نشريه نشويد.
پايان سخن
كلاً به اهداف معدودي از انتشار يك نشريه خاص افراد خارج و داخل سازمان مي توان نايل شد . در واقع نكته كليدي اين است كه هر سازمان اهداف خود را بايد مشخص سازد. اين ايده ها را در نظر بگيريد:
1- يك نشريه داخل سازماني خاص افراد در داخل و خارج سازمان تلاش بر ايجاد يك تصوير خوشايند مشترك ميان خوانندگان خود از طريق انتشار اخبار موثق و مورد علاقه عموم افراد هم در داخل و هم در خارج از سازمان دارد.
2- كاركنان احساس مي كنند كه در مرتبه نخست مجله آنان به استثناي افراد غير كارمند از همكاري و مشاركت در فعاليت هاي ارتباطات استقبال مي كند.
3- مخاطبان خارج از سازمان موقعيت كارمندان سازمان را درك مي كنند ، ليكن اعتماد به نفس خود را نسبت به تمام برنامه هاي مجله از دست نمي دهند.
4- يك نشريه خاص افراد داخل و خارج سازمان با هدف جلب اعتماد عمومي نه تنها آگاهي نسبت به اموري كه تمايل به دانستن آنها وجود داشته را به دنبال دارد ،بلكه هر گونه سوء‌تفاهم ،رنجش و ناراحتي كه ممكن است نتيجة به كارگيري نادرست شيوه هاي ارتباطاتي پذيرفته شده از جانب سازمان بوده را بر طرف مي كند.
5- نشريه ياد شده نبايد آرشيو خسته كننده اي از وقايع روزمرده بوده ، بلكه بايد يك رسانه شاداب بوده كه پل هايي از فهم و درك ساخته كه زندگي در درون و خارج از سازمان را توأم با اميدهاي بيشتري سازد.
6-شيوة معمول براي توجيه برنامه ريزي بايد به وسيله جايگزين ساختن پيش بيني همه سطوح افراد داخل سازمان شامل خانواده هاي كارمندان و تا حد زيادي افراد خارج از سازمان انجام مي شود.
نهايتاً اين‌كه كارمندان و جمع كثيري از افراد خارج از سازمان شامل مشتريان ،در افق هاي دوردست مشتاقانه در انتظار يك نشريه براي افراد داخل و خارج از سازمان هستند. حسن نيت و پاسخ مثبت از جانب هر بخش سرماية عظيمي است كه روابط عمومي و در وراي آن روابط مشترك مي تواند از طريق امكانات اين رسانه نوشتاري به آن نائل شوند.
نام نشريه بايد هماهنگ با فعاليت سازمان و در ارتباط مستقيم با آن باشد. واژه هاي با حروف اندک و جدا از هم ايده آل است ، اما بهتر آن است که نام نشريه را بين کارکنان به مسابقه گذاشت و مناسب ترين نام را برگزيد. در عين حال بايد توجه داشت که نام نشريه ، يک واژه و آن واژه آشنا و مانوس باشد. طراحي يا خطاطي نام نشريه نيز بايد در ارتباط با فعاليت سازمان باشد. روابط عمومي يک سازمان سازنده رايانه ، طراحي مدرني براي نام نشريه در نظر مي گيرد و يک کارخانه قاليبافي ، زمينه هاي سنتي را در خطاطي يا طراحي لوحه از ياد مي برد.
تعداد صفحات نشريه داخلي تعداد صفحات يک نشريه داخلي با هر يک از موضوعاتي که قبلا به آن اشاره شد، به دوره انتشار آن بستگي دارد ؛ به طور مثال در يک نشريه هفتگي نه آنقدر بايد تعداد صفحات زياد باشد که در مدت يک هفته مجالي براي مطالعه آن نباشيد و نه آنقدر کم که با ورق زدني در چند دقيقه خوانده شود.تنوع مطالب سبک و سنگين ، ميزان زمان مطالعه را تعيين مي کند.
نشريه داخلي ، نشريه خانه هر نشريه داخلي بايد اين امکان را براي خود فراهم کند که به عنوان يک مايحتاج ضروري در سبد خانواده کارکنان قرار گيرد. اگر مرد خانه کارمند سازمان است بايد اين جذابيت را در نشريه ببيند که آن را به خانه ببرد و اين احساس به او دست بدهد که همسر و کودک يا کودکانش نيز مي توانند چون او از نشريه بهره ببرند.
يک نشريه داخلي خوب عضو خانواده کارکنان خواهد شد، به شرط آن که روابط عمومي سازمان بتواند همراه با نشريه ، طراوت ، تازگي ، نشاط، مسووليت و احساس خوش دلبستگي را به خانه کارکنان ببرد.
رضا رضائیان (دکتری Ph.D ارتباطات)