ارتباطات نوین جادوی هزاره سوم  

**مقدمه  

بخش مهمي از وظايف يك سازمان در تعامل با ديگران شكل مي‌گيرد. به همين دليل مديريت صحيح شيوه ارتباط با ساير سازمان‌ها و نيز مردم مي تواند به نحو موثري در پيشبرد اهداف سازماني اثرگذار باشد. در اين راستا دريافت نظرات و ديدگاه‌هاي مرتبط با سازمان از منابع اطلاعاتي برون‌سازماني (مانند خبرگزاري ها و روزنامه‌ها)، اطلاع‌رساني درباره اهداف، فعاليت‌ها و برنامه‌هاي سازمان، و تعامل و پاسخگويي ازجمله وظايف سازماني از جمله وظايفي است كه در حوزه روابط عمومي تعريف شده است. به اين ترتيب طراحي و اجراي يك نقشه هدفمند توسط مديران روابط عمومي براي تبادل سريع اطلاعات با سايرين مي‌تواند به برتري و اعتلاي سازمان در دنياي پر رقابت امروز منجر شود.  

از سوي ديگر افزايش حجم و جريان اطلاعات، بشر را بر آن داشته است تا با خلق راهكارهاي سريع‌تر و موثرتر، سرعت تبادلات و ارتباطات خود را بيشتر نمايد. اين امر در نهادهاي علمي جوامع نمود پررنگ‌تري داشته است و در جوامع پيشرفته، دانشگاه‌ها و سازمان‌هاي پيشرو از اولين متقاضيان و كاربران فناوري‌هاي الكترونيك جديد به شمار مي‌روند. اما در برخي از جوامع كمتر توسعه يافته، به دلايل مختلف، استفاده موثري از اين فناوري‌ها انجام نشده است و حركت‌هايي كه در اين زمينه صورت گرفته است، به نتيجه مطلوب نيانجاميده است.  

با توجه به تعداد زياد روابط عمومي‌هاي كشور و ماهيت كار آنها و نيز لزوم استفاده از ابزارهاي الكترونيك براي تسريع و تسهيل برقراري ارتباط بين دفاتر روابط عمومي و مخاطبان آنها، توسعه برنامه‌اي كه بتواند فرآيندهاي جاري را به صورت الكترونيك قابل انجام نمايد ضروري به نظر مي‌رسد. اين برنامه مي‌تواند به مديران روابط عمومي‌ها ياري رساند تا بتوانند براي انجام وظايف خود از ابزارها و فناوري هاي قدرتمندتر، به صورت ماهرانه استفاده كنند، تا بيشترين سرعت و سهولت در كنار كمترين هزينه و خطا به دست آيد.

**شرح اصطلاحات  

روابط عمومي (Public relations): 

مديريت ارتباط يك سازمان با دنياي بيرون يا ساير ماموريت‌هاي مرتبط براي ايجاد و حفظ يك وجهه مثبت  

اينترنت:

مجموعه جهاني شبكه ها و دروازه هاي شبكه اي كه با استفاده از پروتكل TCP/IP با هم ديگر ارتباط برقرار مي كنند.  

تار جهان گستر (World Wide Web) : 

مجموعه كاملي از اسناد فوق متني كه در تمام دنيا در سرويس دهنده هاي HTTP قرار دارد. پروتكل سرويس گيرنده/ سرويس دهنده كه براي دستيابي به اطلاعات شبكه جهاني وب به كار ميرود.  

وبگاه يا پايگاه اينترنتي(Web Site) :

گروهي از اسناد وابسته به HTML و فايلهاي وابسته به آن، اسكريپت ها و بانكهاي اطلاعاتي كه توسط سرويس دهنده HTTP در وب جهاني به آنها سرويس داده مي‌شود.

**فناوري اطلاعات در خدمت روابط عمومي‌ها  

رشد سريع اطلاعات و توسعه فناوري هاي ارتباطاتي به ويژه اينترنت، باعث گرديده است تا پژوهشگران دوره اي كه در آن به سر مي بريم را عصر اطلاعات و ارتباطات بدانند. سرعت پيشرفت در زمينه هاي مختلف ارتباطات آنچنان سريع است كه بيشتر مي‌توان آن را به صحنه رقابتي براي دستيابي به اطلاعات جديدتر تشبيه نمود. اما آنچه روابط عمومي را از ساير رقابت‌ها مجزا مي سازد ضرورت تسريع در تبادل اطلاعات است كه از الزامات پيشرفت سازمان محسوب مي‌شود. با افزايش حجم داده‌ها و پراكندگي حوزه‌هاي توليد كننده اطلاعات در تمام پهنه اين كره‌خاكي، و نيز با توجه به لزوم اطلاع‌رساني سريع و دقيق، حركت‌هايي براي تسهيل و سازماندهي اطلاعات و ارتباطات در كشورهايي كه در وادي علم پيشتاز هستند آغاز گرديد تا محققان بتوانند از يافته هاي همديگر در انجام وظايف خود بهره بگيرند.  

در كشور ما نيز با توجه به شرايط ويژه خود، نياز به بازبيني، اصلاح و تقويت نظامهاي ارتباطاتي موجود كاملا محسوس است. درك اهميت و جايگاه روابط عمومي در سالهاي اخير باعث تسريع رشد در اين زمينه گرديده است و به پيچيدگي تبادلات و حجم داده‌ها افزوده است. بدين ترتيب از يك سو رشد روز افزون اطلاعات و گسترش نظامهاي اداري مرتبط، وجود يك سيستم اطلاع رساني سريع و كارآمد را به منظور تسهيل و تسريع حل و فصل امور اجتناب ناپذير ساخته است و  از سوي ديگر تدارك زيرساخت‌هاي تبادل الكترونيك اطلاعات، زمينه را براي حركت در مسير ساماندهي الكترونيكي اطلاعات فراهم ساخته است. اما با كمي بررسي مي‌توان دريافت كه به دلايل مختلف، هنوز حتي در روابط عمومي هاي پيشرو در كشور استفاده موثري از اين فناوري‌ها انجام نشده است و حركت‌هايي كه در اين زمينه صورت گرفته است، به نتيجه مطلوب نيانجاميده است. افزوني داده‌ها و عدم كارآيي شيوه‌هاي سنتي تبادل اطلاعات و داده‌كاوي دستي، ما را بر آن مي دارد كه با بررسي نواقص و دلايل بروز آنها و با مطالعه شيوه‌ها و راهكارهاي مورد استفاده در سازمان‌هايي با كارنامه موفق، حركت‌هاي خود را تصحيح نماييم و محيط الكترونيك مطلوبي براي سازمان ها و مراجعان آنها فراهم كنيم.

**اينترنت در خدمت روابط عمومي‌ها  

امروزه پديده اينترنت و بخصوص تار گسترده جهاني از چنان اهميتي در جنبه هاي مختلف تجارت بين المللي، تبليغات، اقتصاد، علم، اطلاع رساني و ... برخوردار گرديده است كه بدون آشنايي با آن قدرت رقابت در اين زمينه ها محدود مي‌گردد. اينترنت را ميتوان به صورت “مجموعه اي از كامپيوتر هاي مرتبط با هم كه اطلاعاتشان را به اشتراك گذاشته اند“ توصيف كرد. اين اطلاعات ميتوانند شامل معرفي شركت ها و موسسات، مباحث علمي، اخبار روز و ... باشد كه توسط افراد، گروه ها و موسسات مختلف مهيا مي گردد. هدف از وارد كردن اين اطلاعات به شبكه جهاني اينترنت ميتواند شامل تبليغات، تسهيل تعاملات و تسريع ارتباطات، افزايش قدرت رقابت در امر تجارت و بازرگاني، آموزش و اطلاع‌رساني باشد. براي مثال روابط عمومي سازمان ميتواند به جاي نصب آگهي براي برگزاري مناقصه، اخبار مربوط به اينگونه امور را در صفحات پايگاه اينترنتي خود قرار دهد. در اين صورت هر كدام از شركت‌هايي كه به اينترنت دسترسي داشته باشند، ميتوانند در شهرهاي مختلف به پايگاه اينترنتي سازمان متصل شده و اين اخبار و اطلاعات را مطالعه نمايند. در كشور ما نيز از چند سال پيش استفاده از اين فناوري براي عرضه اطلاعات سازماني و گاهي دريافت اطلاعات مخاطبان متداول گرديده است.  

**كاربرد موثر فناوري وب  

يكي از ابزارهاي قدرتمندي كه فناوري‌هاي نوين در اختيار بشر قرار داده‌اند، فناوري وب مي‌باشد. اين فناوري با كمك ابداع‌كنندگان خلاق و تواناي خود و با ياري جستن از جمعيت گسترده توسعه‌دهندگان و كاربران، روزبه‌روز بر توانايي‌ها و قابليت‌هاي خود مي‌افزايد تا بتواند تمام خواسته‌هاي تبادلات الكترونيك متقاضيان را برآورده سازد. امروزه اين ابزار توانسته است براي انتقال متن، تصوير، سيگنال‌، فيلم و صوت به‌كار گرفته شود. البته در آزمايشگاه‌هاي بسيار فعال توسعه‌دهندگان وب، اين ابزار توانسته است پا را از اين فراتر بگذارد و براي مثال انتقال حس لامسه و حس بويايي را نيز عهده‌دار شود.  استفاده موثر از فناوري وب كه با وجود نوپا بودن تحولي شگرف در سرعت انتقال اطلاعات گذاشته است، تنها محدود به ارايه يكطرفه اطلاعات نمي‌باشد. متاسفانه در كشور ما، عدم آشنايي كافي با قابليت‌هاي متعدد و پيشرفته فناوري‌هاي وب و يا عدم دسترسي به توانمندي بكارگيري صحيح از اين فناوري، استفاده از آن را در مراحل ابتدايي متوقف نموده است. اين در حالي است كه به‌كارگيري زبان‌هاي برنامه نويسي و بانك‌هاي اطلاعاتي در سطوح پيشرفته مي‌تواند بر جنبه هاي مختلف امور اداري و اجرايي متعددي كه در سازمان‌ها در حال انجام هستند تاثير مثبت فراواني داشته باشد و باعث سازماندهي كارآمدتر و كاهش حجم كار، تسريع همكاري از راه دور بين كارمندان و مديران سازمان، كاهش هزينه پرسنلي و توسعه استفاده مفيد و موثر از فناوري اطلاعات گردد.  

**پايگاه‌هاي اينترنتي

پايگاه‌هاي اينترنتي  يكي از مفاهيم شناخته شده در فناوري وب ، پايگاه‌هاي اينترنتي مي‌باشند. پايگاه‌هاي وب مي‌توانند با اهداف متنوعي (از معرفي افراد و محصولات و شركت‌ها گرفته تا مباحثات و جلسات و حتي جراحي‌هاي مبني بر وب) راه‌اندازي شوند و مورد استفاده قرار گيرند. راه اندازي پايگاه هاي اينترنتي در زمينه فعاليت هاي علمي نيز مي‌تواند پيامدهاي مفيد زيادي به همراه داشته باشد و با اطلاع رساني سريع، عام و كم هزينه، نيازهاي اساسي پژوهشگران را در اين زمينه پوشش دهد.  

ارتقاي دانش و مطالعه و درك مفاهيم و امكانات جديد قابل استفاده در پايگاه‌هاي اينترنتي، به ما امكان مي‌دهد كه به جاي صرف وقت و هزينه براي تكميل پايگاه‌هاي اينترنتي سنگين و ناكارآمد، با ايجاد برنامه‌هاي مديريت پايگاه، در وقت و هزينه خود صرفه‌جويي كنيم و با كمك اينترنت عملكردهاي خود را بهبود بخشيم.  

**راه‌اندازي پايگاه‌هاي اينترنتي  

راه‌اندازي يك پايگاه اينترنتي را مي‌توان به مراحل انتشار يك نشريه تشبيه نمود. براي راه اندازي پايگاه اينترنتي نيز همانند يك نشريه ابتدا بايد مسوولان بخش‌هاي مختلف كار (انجام امور فني، جمع‌آوري و تدوين اطلاعات، طراحي صفحات، و انتشار مداوم و به‌روزرساني اطلاعات) مشخص شوند. معماري نهايي يك پايگاه اينترنتي حاصل كار هر يك از مسوولان بخش‌هاي مختلف كار خواهد بود و عدم توجه به هر يك از بخش‌ها مي‌تواند به نارسايي و نقص در نتيجه نهايي منجر شود.  اما تفاوت‌هايي نيز در اين ميان وجود دارند. اول اينكه در پايگاه‌هاي اينترنتي بستر انتشار اطلاعات، نسبت به مجلات چاپي، توسعه بسياري يافته است و توانمندي‌هاي جديدي براي انتقال اطلاعات در پيش روي‌ما قرار گرفته است. همچنين در فناوري نوين انتشار اطلاعات از حالت يكسويه و خطي خارج شده است و با فراهم شدن امكان تعامل بلادرنگ با كاربران، انجام گردش كار اداري، آموزشي، پژوهشي و پرسنلي در اين بستر، به نحو سريع‌تر و دقيق‌تر از روش‌هاي سنتي انجام اين قبيل امور، امكان‌پذير گرديده است. براي تحقق اين منظور مي‌توان وظايف جديدي را در فرآيند به‌وجود آورد. براي تبديل اصولي شيوه‌هاي سنتي انجام امور به نسخه‌هاي الكترونيك مي‌توان از توان فكري و فني تحليل‌گران و توسعه دهندگان برنامه استفاده نمود.     

**الگوي مناسب براي طراحي وبگاه

در فرآيند طراحي يك پايگاه اينترنتي روابط عمومي، هنگامي بيشترين بازدهي حاصل مي‌گردد كه تمامي جوانب به دقت در نظر گرفته شود تا مناسب ترين الگو براي ساماندهي اطلاعات موجود در پايگاه در زمان حال و آينده طرح ريزي شده و با تكيه بر فناوري هاي جديد امكان تغيير، به روز رساني و تعامل با ساير پايگاه‌ها فراهم گردد.  

براي رسيدن به چارچوب مناسب براي يك پايگاه اينترنتي ، مي‌توان از تشريح  نياز‌هاي كاربران، مطالعه وظايف يك مركز روابط عمومي و بررسي پايگاه‌هاي موجود ياري جست. بدين ترتيب موارد زير به عنوان موارد اصلي براي ارايه يك پايگاه مناسب و قابل قبول براي روابط عمومي پيشنهاد مي شوند:  

*امكان ايجاد، ويرايش و حذف صفحات و بخش‌هاي جديد با سرعت و سادگي هرچه تمام‌تر 

*قابليت واگذاري مديريت بخش‌هاي پايگاه، به مديران و افراد مختلف با سطوح دسترسي تعريف شده 

*قابليت تغيير و به روز رساني سريع و سهل تمام متون، تصاوير، پرونده‌ها و حتي ظاهر كلي پايگاه 

*امنيت مناسب جهت جلوگيري از سوء استفاده هاي احتمالي 

*در نظر گرفتن نيازهاي اساسي متقاضيان و كاربران و ارايه خدمات الكترونيك به آنها 

*توجه به مسئله آموزش، پژوهش و اطلاع رساني 

*طراحي مناسب و متشكل از بخش بندي سازمان يافته 

*توجه به پشتيباني و به روز رساني به موقع و منظم 

*امكان برقراري امكان تعامل با كاربران پايگاه و آگاه شدن از نظرات آنان 

*استفاده از فناوري هاي جديد توسعه صفحات وب 

*پيش بيني نيازهاي آتي و در نظر گرفتن موارد لازم بر اين اساس 

*امكان برقراري ارتباط با ساير پايگاه هاي مشابه يا مرتبط 

به هر حال لازمه موفقيت در راه اندازي و بهره گيري از يك پايگاه اينترنتي، بررسي دقيق تمامي نيازها و انجام پيش بيني هاي لازم براي ادامه و پيشرفت در آينده ميباشد.  

**شيوه‌هاي نگهداري و به‌روز‌رساني پايگاه‌هاي اينترنتي

موضوع مهم در راه اندازي تمام انواع پايگاه‌هاي اينترنتي، توجه به نحوه مديريت اطلاعات ارايه شده از سوي آنهاست. طبيعي است كه هر پايگاهي- حتي اگر داراي بهترين طراحي و رنگ‌بندي باشد- چنانچه اطلاعات مورد نظر كاربران را در اختيار آنها قرار ندهد، كارآيي خود را از دست خواهد داد. مديريت محتواي پايگاه‌هاي اينترنتي زماني اهميت بيشتري مي يابد كه اطلاعات پايگاه به سرعت تغيير كنند. براي نگهداري پايگاه‌هاي اينترنتي دو راهكار اساسي وجود دارد:  

1- مديريت بدون استفاده از برنامه‌هاي مديريت وبگاه  

روش سنتي و مرسوم راه‌اندازي پايگاه‌هاي اينترنتي كم حجم و كم محتوا، مديريت بدون مستند سازي و بدون استفاده از نرم‌افزار يا برنامه خاص مي‌باشد كه از مراحل ثبت نام وبگاه، تامين فضا و ايجاد تظاهر و محتوي تشكيل مي‌شود. اين نوع وبگاه‌ها به طور معمول عجولانه، اتفاقي و بدون بررسي اوليه و بر اساس وظايف سازماني يا تحميل شده شكل مي‌گيرند و به دليل فقدان اهداف مشخص و مكتوب راه به جايي نمي‌برند. اين نوع از پايگاه‌ها كه بيشتر توسط مديران كم تجربه هدايت مي‌شوند و با كمك طراحان وب مبتدي پديد مي‌آيند، جرياني خطي و يكسويه از اطلاعات برقرار مي‌كنند و به‌طور معمول از برنامه منظمي براي به‌روزرساني برخوردار نيستند.  

2- مديريت هدفمند و با استفاده از برنامه‌هاي مديريت وبگاه  

با افزايش حجم تبادلات و تحولات در پايگاه‌هاي اينترنتي گسترده و پرمحتوا، روش‌هاي سنتي ناكارآمدي خود را بروز دادند. در اين راستا برنامه‌نويسان اين نوع پايگاه‌هاي ابزارهاي جديدي ابداع نمودند تا امر به‌روزرساني و تغيير محتواي پايگاه‌ها را به صورت پويا، ساده و پرسرعت فراهم كنند. اين نوع نرم‌افزارها كه به طور كلي "سيستم‌ها مديريت محتوا"  (Content Management System) ناميده مي‌شوند، امكان انجام تغييرات لازم و همچنين اقداماتي همچون مديريت كاربران، برقراري ارتباط دوسويه، آمارگيري و گزارش‌گيري از بانك اطلاعاتي پايگاه، و تغييرات ظاهر پايگاه را فراهم مي‌سازند. امروزه با افزايش تعداد اين نوع برنامه‌ها به ويژه در سيستم‌هاي منبع باز مانند سيستم‌هاي مبني بر Unix، استفاده از آنها گسترش يافته است.  

 **الگوي راه‌اندازي سيستم مديريت پايگاه‌هاي اينترنتي روابط عمومي  

ناگفته پيداست كه تنها با به‌كارگيري سيستم‌هاي مديريت محتوا نمي‌توان پايگاه اينترنتي روزآمد و باكيفيتي را براي يك روابط عمومي ايجاد كرد و براي رسيدن به اين هدف نياز به برنامه ريزي دقيق و اصولي و نيز انتخاب نرم‌افزار مناسب مديريت پايگاه مي‌باشد. برنامه هايي كه امروزه براي مديريت محتواي پايگاه‌هاي اينترنتي يا انجام پاره‌اي از امور ديگر توليد شده‌اند، ويژگي‌هاي خاص خود را دارند و همه آنها تمام اهداف مورد نظر يك پايگاه اينترنتي روابط عمومي را تامين نمي‌كنند. اين در حالي است كه پايگاه‌هاي مذكور نيز بنابر ماهيت خود شامل حجم بالاي اطلاعات و گستردگي حوزه‌هاي كار، نياز به تبادل سريع اطلاعات و توليد اخبار و پيشگامي در استفاده از آن نيازهاي خاصي را مطالبه مي‌كنند. بر اين اساس مراحل شكل‌دهي و تداوم يك پايگاه اينترنتي روابط عمومي را مي‌توان به شكل زير پيشنهاد نمود:

*نياز سنجي اوليه و تعيين اهداف و تقسيم بندي منابع و مسووليت‌ها بر اساس وظايف

* ايجاد مستندات وبگاه شامل اهداف، برنامه و راهكار‌ها 

*انتخاب يا توسعه نرم‌افزار مديريت وبگاه براي انجام برنامه‌هاي پيش‌بيني شده 

*ايجاد محتوي با دقت، كيفيت و سرعت مناسب 

*آموزش و فرهنگ‌سازي براي استفاده از امكانات و قابليت‌هاي برنامه 

*راه‌اندازي وبگاه و به روز‌رساني محتويات با كمك مسوولين بخش‌هاي مختلف 

*بررسي ميزان تطابق با اهداف و انجام تغييرات لازم در برنامه

طبيعي است كه راه‌اندازي اين نوع از پايگاه‌ها مستلزم صبر و حوصله كافي است تا بررسي‌ها و مطالعات اوليه به خوبي انجام گيرند و نيازمندي‌هاي سيستم شناسايي شوند. پايگاه‌هاي اينترنتي پيشرفته روابط عمومي بر خلاف پايگاه‌هاي كم كيفيت، محتواگرا و داراي اهداف و برنامه مشخص و تدوين شده هستند، براي ارتقا و بهبود عملكرد سيستم طراحي مي‌شوند و به‌طور معمول از روند چرخه‌اي و متاثر از پس‌خوراندها تبعيت مي‌كنند.  

**حركت به سوي جامعه اطلاعاتي  

با توجه به تغيير فناوري‌هاي اطلاع رساني طي سال‌هاي اخير و توسعه راهكارهاي تازه و كارآمدي براي تبادل اطلاعات، حركت در اين مسير به منظور تحقق جامعه اطلاعاتي و بهره‌مندي از مزاياي فناوري‌هاي جديد اجتناب ناپذير مي‌نمايد. البته بايد در نظر داشت كه به خاطر كم سابقه بودن انجام اينگونه امور به صورت كاملا الكترونيك، توجه به امر آموزش، تبليغات و ايجاد فرهنگ استفاده از اين امكانات ضروري به نظر مي‌رسد. براي كمك به پيشبرد اهداف طرح، راه‌اندازي كلاس‌ها و دوره‌هاي فشرده آموزشي، انتشار بروشور‌ها و كاتالوگ‌ها و توليد لوح‌هاي فشرده آشنايي با برنامه قابل توصيه است.

معرفي يك نمونه سامانه جامع وبگاه روابط عمومي  رشد سريع و روزافزون اطلاعات و اهميت دسترسي بهنگام، لزوم استفاده از روش‌هاي صحيح و اصولي فناوري اطلاعات جهت اطلاع‌رساني را آشكار مي‌كند. سامانه جامع وبگاه روابط عمومي برنامه اي است كه با هدف كمك به راه اندازي سريع و سازماندهي موثر وبگاه‌هاي روابط عمومي و براي مديريت يكپارچه وبگاه‌هاي سازماني بزرگ و چند لايه تهيه شده است و خود براي انجام اين‌كار از مجموعه ابزارهاي متنوعي بهره مي‌گيرد. اين ابزارها براي انجام اموري مانند ورود و ويرايش اطلاعات وبگاه، مديريت كاربران، فراگذاري اسناد و تصاوير، ايجاد و تغيير صفحات جديد و راه‌اندازي بخش‌هاي جديد در پايگاه طراحي گرديده‌اند. بدين ترتيب مديران وب‏ سايت‏ها مي‌توانند بدون داشتن هيچ‏گونه اطلاعات فنی و برنامه ‏نويسی به مديريت محتوای وب‏ سايت خود بپردازند. براي كار كردن با اين‌گونه نرم‌افزارها تنها آشنايي با مفاهيم اوليه كاربري وب و ويرايشگر متني (مانند Microsoft Word) كافي است. اين برنامه متشكل از مجموعه نرم افزارهاي است كه مديران، كادر اداري، كادر اجرايي، و همچنين مخاطبان و متقاضيان را در استفاده از فناوري وب براي تسريع و تسهيل امور ياري مي‌دهد.  

**قابليت‌هاي برنامه  

هر چند اين برنامه در ابتدا با هدف مديريت محتواي پايگاه‌هاي اينترنتي تهيه گرديده است، اما به تدريج و با افزوده شدن برنامه‌ها و زيربخش‌هاي جانبي قدرتمندي همچون زيربخش مديريت كنفرانس، زيربخش معرفي كتاب، زيربخش مديريت نشريه الكترونيك و غيره، اين برنامه منحصر به فرد فراتر از يك CMS  عمل كرده و به جانشيني واحد  براي تمام بخش‌هاي پايگاه اينترنتي سازمان‌ها تبديل شده است. براي تحقق اين منظور امكانات وسيعي در برنامه گنجانده شده است. از جمله موثرترين قابليت‌هاي برنامه امكان راه‌اندازي زيربخش‌هاي نامحدود به صورت پايگاه‌هاي كاملا مستقل (از نظر محتوا، تنظيمات، مديريت و قالب) و تداوم اين روند در زير بخش‌هاي تشكيل شده مي‌باشد. به اين ترتيب هر كدام از مدير بخش‌ها در هر سطحي مي‌تواند نسبت به بسط پايگاه‌ اينترنتي در زيربخش خود اقدام نمايد و زيربخش‌هاي جديدي به برنامه بيفزايد. 

**معرفي قطره 

 از آنجا كه يك بخش مهم اين سامانه روابط عمومي از موتور جستجوي قطره استفاده مي كند، معرفي اين نرم افزار اجتناب ناپذير مي نمايد. موتور جستجوي قطره، برنامه‌اي است كه اخبار و مطالب فارسي منتشر شده در وب را براي استفاده كاربران گردآوري و ساماندهي مي‌كند. اين برنامه پايگاه‌هاي خبري فارسي (روزنامه‌ها، خبرگزاري‌ها و سايت‌هاي خبري) و همچنين وبلاگ‌هاي فارسي را لحظه به لحظه جستجو كرده و تازه‌ترين اخبار و مطالب منتشر شده در آنها را تجزيه و تحليل مي‌كند و آنها را به صورت دسته‌بندي شده همراه با ذكر منبع و تاريخ خبر و مطلب در پايگاه قطره مجددا منتشر مي‌كند.  

در انتخاب اين سايت‌ها در وهله اول رعايت مقررات  و منافع ملت و دولت جمهوري اسلامي ايران مدنظر بوده است و منابع خبري خارج از کشور که بر خلاف واقعيت به ارايه مطلب مي‌پردازند، مورد استفاده قرار نگرفته اند. در صورتيکه نهاد يا سازمان يا ارگاني براي ارزيابي و تحليل اخبار نياز به اين گونه اطلاعات نيز داشته باشد مي‌توان با امكان مديريت و کنترل جريان اطلاعات آنرا فعال نمود. در اين حالت با وجود آرشيو شدن اين اطلاعات و اخبار دسترسي به آنها در دو بخش جستجوي اخبار و بخش مديريت کليد واژه‌ها تنها به شکل هدايت شده و کنترل شده قابل استفاده خواهند بود.   

*بخش‌هاي اصلي قطره  

در حال حاضر پايگاه قطره از چهار بخش اصلي تشكيل شده است.  

1-درگاه اصلي قطره كه در پايگاه با نام خانه شناخته مي‌شود: http://www.ghatreh.com 

2-بخش اخبار خبرگزاري‌ها كه با نام خبر شناخته مي‌شود: http://www.ghatreh.com/news

3-بخش اخبار روزنامه‌ها كه با نام روزنامه شناخته مي‌شود: http://www.ghatreh.com/press

4-بخش مطالب وبلاگ‌هاكه با نام وبلاگ شناخته مي‌شود: http://www.ghatreh.com/blog

*خدمات عمومي قطره  

با ارايه لحظه به لحظه آخرين اخبار فارسي، كاربران را از يادگيري نشاني و مراجعه به پايگاه‌هاي متعدد بي‌نياز مي‌كند. 

با گردآوري و دسته‌بندي موضوعي اخبار از پايگاه‌هاي متعدد، سرعت دسترسي به اخبار مورد نظر را افزايش مي‌دهد. 

امكان جستجوي واژه‌ها و عبارات مورد نظر در ميان اخبار را فراهم مي‌آورد. اخبار مرتبط با موضوعات روز كشور (مانند انتخابات، پيشرفت‌هاي علمي و غيره) را با يك كليك در دسترس كاربران قرار مي‌دهد.    

**بحث و نتيجه‌گيري  

ارايه طرح مناسب از سوي مديران و مشاوران و اجراي صحيح طرح توسط طراحان و برنامه‌نويسان وب مي‌تواند منجر به برپايي يك پايگاه اينترنتي روابط عمومي قدرتمند و كارآ گردد به نحوي كه از هزينه زماني و مالي انجام وظايف بكاهد و سرعت و اطمينان را در امر اطلاع رساني و پاسخگويي براي سازمان به ارمغان بياورد.  

براي تحقق اهداف مطرح شده، توجه كافي به همه ابعاد (طراحي و برنامه نويسي، ايجاد محتويات، آموزش همكاران و پشتيباني و به روز‌رساني منظم) ضروري است و ضعف عملكرد در هر كدام از اين بخش‌ها مي‌تواند به نا تمام ماندن كار و واماندن از اهداف منجر گردد. لذا توصيه مي‌شود اقدامات اين بخش‌ها به صورت منظم برنامه ريزي شده و همزمان پيگيري گردند.  

منبع:  http://www.eprcenter.ir/PersianMain.aspx?BodyUC=UC_ArticleDetails&Id=24