ارتباطات نوین جادوی هزاره سوم  

تولید و ارسال پیامک

یکی از ابزارهای نوین ، ساده و با قابلیت بالا و ارزان اطلاع رسانی در عصر حاضر استفاده تکنولوژی پیام متن کوتاه و پیام تصویری است.فراگیری این روش تا بدان حد توسعه و گسترش یافته است که روزانه میلیون ها پیام کوتاه از این طریق از سوی ادارات و سازمان ها برای مخاطبان ارسال می شود.به علت بهره مندی اکثر قریب به اتفاق افراد از تلفن همراه فرصت مناسبی را برای واحد های روابط عمومی ایجاد کرده تا از این طریق پیام های سازمان را به مخاطبان برسانند.از سوی دیگر با ارائه یک شماره ، انبوهی از پیام ها و بازخورد های مخاطبان خود را دریافت می کنند.

در عین حال مزایایی چون ارزان بودن این تکنولوژی رسانه ای در مقایسه با سایر رسانه ها ، امکان تولید و فرستادن آن در کمترین زمان و هر ساعت از شبانه روز از دیکر قابلیت منحصر به فرد آن است.

قابلیت خوب دیگر این رسانه تعاملی بودن آن است یعنی شما می توانید نظر مخاطبان را پرسیده و ظرف چند ساعت از صدها هزار نفر نظرسنجی به عمل آورد.

وبلاگ نویسی

یکی دیگر از ابزارهای جدید و نوین تکنولوژی ارتباطات ، وبلاگ ها هستند.یکی از مهم ترین مقولات و پیشرفت ها در ارتباط ، با وبلاگ ها یا بلاگ ها تبدیل آن به یک رسانه مخفی و محاوره ای است.سادگی در راه اندازی ، انتشار و کارکردهای آن موجب شده هر روز بر تعداد وبلاگ ها و بلاگ نویسان افزوده شود.همچنین وبلاگ های فارسی در سال های اخیر از رشد شتابانی برخوردار بوده به نحوی که در ردیف فعال ترین وبلاگ ها در جهان قرار گرفته اند و افراد و جناح های مختلف نسبت به راه اندازی وبلاگ شخصی اقدام کرده و دیدگاه های خود را در آن مطرح و به بحث گذاشته اند.واحدهای روابط عمومی در سازمان ها از این رسانه ساده بهره فراوان می برند و از این فن رسانه ای  عصر جدید برای طرح ساده مباحث مربوط به برنامه ها ،سیاست و اقدامات سازمان مطبوع خود در سطح افکار عمومی و در فضای مجازی استفاده کنند.

روابط عمومی می تواند نسبت به راه اندازی دو نوع وبلاگ با ماهیت و محتوی متفاوت اقدام کنند.یک نوع وبلاگ ویژه معرفی فعالیت ها و برنامه ها ، اقدامات به روز سازمان و دیگری وبلاگی که حاوی مباحث مربوط به وظایف ، ماموریت ها و حوزه علم روابط عمومی و ارتباطات باشد.

از این رو بسیاری از مخاطبان سازمان شان ، وبلاک روابط  عمومی را به عنوان یک منبع خبری ارزشمند محسوب کرده و مراجعات زیادی به آن می کند همچنین تشویق مدیران و کارشناسان مطلع و مجرب سازمان برای راه اندازی وبلاگ های سازمانی از دیگر راهکارهایی است که روابط عمومی ها می توانند زمینه توسعه و گسترش این گونه وبلاگ های سازمانی را فراهم آورند.

ایجاد جذابیت در طراحی صفحات و نوشتار ،تولید پیام و نحوه نوشتار در وبلاگ ها بسیار ساده و روان بوده و این ویژگی ها و خصوصیات باعث شده علاقه مندان زیادی را در اقصی نقاط جهان به خود جذب کرده و اثر بخشی آن را در سطح افکار عمومی دوچندان نماید.

پادکست

یکی دیگر از فنون رسانه ای جدید برای توسعه فعالیت های اطلاع رسانی سازمان و روابط عمومی استفاده از«پادکست»است.پادکست این قابلیت را ایجاد می کند که بتوان فایل های صوتی و به نوعی صدا را بر روی شبکه اینترنت و سایت سازمان قرار داد و از این طریق اطلاع رسانی مکتوب متنی اینترنت به همراه صدا اثرگذاری دوچندانی را بر روی مخاطبان داشته باشد.

به عبارتی دیگر فراهم شدن امکان راه اندازی ایستگاه رادیویی در اینترنت را می توان پادکست نامید و از این طریق روابط عمومی با بهره مند شدن از امکانات رادیویی و صوتی در شبکه ی جهانی اطلاعات ، ارتباط موثری را با هواس شنیداری مخاطبان خود برقرار و به اهداف اطلاع رسانی گسترده تری نایل شود.مرحله اول راه اندازی پادکست ضبط برنامه است ، پس از ضبط صدا ویرایش آن،فایل صوتی را می توان در فضای مناسبی که برای مخاطبان نیز قابل دسترسی باشد در وب سایت سازمانی و اینترنت قرار داد،با استفاده از موسیقی در لابه لای برنامه ضبط شده می توان جذابیت فایل صوتی را افزایش داد.

وادکست

یکی دیگر از امکاناتی که می توان در فضای مجازی و اینترنت از آن بهره برد ، ویدیوکست یا وادکست است.

تکنولوژی که از طریق آن می توان فایل های تصاویر ویدیویی را در شبکه جهانی اینترنت قرار داد.تولید و پخش فیلم های کوتاه ویدیویی در ارتباط با موضوعات مختلف و مهم سازمانی برای جذب و تأثیرگذاری بیشتر بر روی مخاطبان از ظرفیت ها توانمندی های «ویدئوکست» است.انتخاب و گزینش فایل تصویری و ویدئویی از بیانات مسولان یا گوشه ای از برگزاری مراسم مهمی از سازمان در این قالب در کنار اخبار مکتوب در سایت سازمان این ظرفیت رسانه ای و اطلاع رسانی را کامل تر و موثرتر می سازد.

اتاق خبر آنلاین

یکی دیگر از تکنیک های نوین رسانه ای که می تواند فعالیت های رسانه ای روابط عمومی را با بهره گیری از ارتباطات الکترونیکی و با سرعت و اثر بخشی بیشتری همراه سازد.راه اندازی اتاق خبر آنلاین به شکل فیزیکی و مجازی آن می باشد.اختصاص و طراحی اتاق و فضایی در مجموعه روابط عمومی تحت این عنوان با کلیه امکانات سخت افزاری شامل چندین دستگاه رایانه به همراه لوازم جانبی آن نظیر اسکنر ، پرینتر ، و...خطوط آزاد تلفن ،میزهای تحریر و راحتی ، قفسه های اطلاعات و....ضروری است.

در اتاق خبر که به نوعی اتاق خبرنگاران حوزه سازمان نیز محسوب می شود باید با استقرار فایل های اطلاعاتی برای هر کدام از خبرنگاران این امکان فراهم شود که خبرنگاران با مراجعه حضوری یا ارتباط اینترنتی با این اتاق بتوانند به آخرین اطلاعات ،برنامه ها ، سیاست ها ، تصمیم گیری ها ، آیین نامه ها و بخشنامه های صادره سازمانی به صورت بهنگام و لحظه ای دسترسی پیدا کرده و در اخبار و گزارش های تولیدی خود از آن بهره برداری کنند.

از سوی دیگر اتاق خبر آنلاین این امکان را می دهد تا گزارش های تولیدی خود را به رسانه مورد نظرتان ارسال و اعلام وصول آن را نیز همزمان دریافت کنند.همچنین در این اتاق امکان خوبی برای بهره برداری انواع مصاحبه آنلاین و زنده بین مدیران و کارشناسان سازمان با خبرنگاران فراهم می باشد که در سرعت انتشار ئ انتقال اطلاعات سازمان در رسانه ها موثر خواهد بود.

ویدئو کنفراس

ویدئو کنفراس یکی دیگر از امکانات ، ابزارها و قابلیت های رسانی نوین برای انتقال اطلاعات به صورت لحظه ای و آنلاین  با ویژگی ممتاز آن با از بین بردن محدودیت های زمانی و مکانی است.استفاده از امکانات سمعی و بصری این قابلیت را فراهم آورده که افراد و گروه ها بدون نیاز به جابجایی و مسافرت برای شرکت در یک کنفرانس خبری ، تشکیل جلسه ، حضور در یک مراسم خاص ،بهره برداری از طرح و پروژه ای یا شرکت در همایش علمی و کلاس آموزشی در هر منطقه ای به صورت مجازی شرکت کرد و یک ارتباط دوسویه را نیز با محل مقصد خود برگزار نمایند.در این شیوه با بهره گیری از امکانات مخابراتی و تلوزیونی صدا و تصاویر افراد به صورت زنده از طریق استودیو پخش شده و امکان پاسخگویی به سوالات و درخواست های مخاطبان در مکانی بسیار دورتر همزمان فراهم می آید.

در حال حاضر از این شیوه بیشتر برای برگزاری میز گردهای تلوزیونی ، ارائه مقاله در همایش علمی و بهره برداری همزمان چندین طرح و پروژه ای در چند منطقه با حضور مقامات انجام می پذیرد.

پست الکترونيک

استفاده از ارتباطات ايميلي براي انتقال پيام،تصوير،اخبار،گزارش ها،خبرنامه ها،فايل هاي صوتي و تصويري سازمان به مخاطبان يکي ديگر از تکنولوژي هاي نوين ارتباطي است که روابط عمومي ها مي توانند به«پست الکترونيک»از آن بهره برداري لازم به عمل  آورند.پست الکترونيک از اين مزيت برخوردار است که به طور مستقيم در اختيار مخاطبان هدف قرار مي گيرد و افراد براي دسترسي به نامه ها و پيام هاي الکترونيکي اريال پيام خود معمولا به طور روزانه و مستمر به ايميل باکس خود مراجعه کنند ودر معرض پیام های دریافتی قرار می گیرند.

تهیه و ارسال پیام از طریق ایمیل برای گروه های مخاطبان سازمانی یک قابلیت و ظرفیت موثر ارتباطی برای روابط عمومی ها محسوب شده که از این طریق بتوانند در راستای توسعه فرایند اطلاع رسانی و اطلاع یابی از مخاطبان سازمانی به روش های نوین امروزی اقدام نمایند.

برای بهره برداری موثرتر از فن پست الکترونیک در مرحله اول باید بانک اطلاعاتی از آدرس اینترنتی طبقات مختلف مخاطبان سازمانی را تهیه و برای هر دسته و گروه مخاطب،پیام و داده های مناسب آن مخاطب را ارسال و در انتظار بازخورد و بازتاب اطلاعات دریافتی آنان قرار گرفت و یک تعامل دوسویه ارتباطی را با این مخاطبان ویژه سازمان به طور مستمر برقرار کرد.

روابط عمومي و اثر بخشي فنون رسانه اي

اثر بخشي فنون رسانه اي

بدون اقراق مي توان گفت اکثر قضاوت ها و برداشتهايي که از عملکرد سازمان ها در سطح افکار عمومي متجلي است ، ناشي از آن اخبار و تصاويري است که رسانه ها از يک سازمان و موسسه ترسيم و انتشار داده اند. چرا که يکي از مهمترين منابع کسب خبر و اطلاعات براي رسانه ها را سازمان ها و نقد عملکردشان تشکيل داده است و از سويي ديگر سازمان ها نيز ابزاري موثر جز رسانه ها براي انتقال پيامشان به مخاطبان گسترده خود در دست ندارد به بياني ديگر نگاه صحيح به نحوه برقراري ارتباط بين روابط عمومي ها و رسانه ها آن است که آنان نيازمند به ارتباط با يکديگر براي تحقق اهداف و ماموريت هاي کاري خود مي باشند هر چند که در جريان اين ارتباط با مونع و چالشهاي بي شماري نيز روبرو باشند..

آيا ميتوان کميت توليد اخبار ، مصاحبه ها ، ميز گردها، توليد   فيلم و سريال ، چاپ آگهي و   را ملاک و معيار موفقيت يک روابط  عمومي در استفاده از فنون رسانه اي دانست.؟

به عبارتي ديگر بايد گفت ، آيا چه ميزان از فعاليت هاي ارتباطات رسانه اي يک سازمان با هدف و برنامه مشخص و منطبق با مخاطبان سازمان  طرح ريزي و اجرا شده است و آيا يک فرآيند علمي و منطقي را براي اثر بخشي فعاليت هاي رسانه اي طي کرده است يا خير ؟

تعيين سياستهاي اطلاع رساني

اولين گام در بررسي فرآيند اثر بخشي فعاليتهاي رسانه اي يک سازمان و روابط عمومي را مي توان تعيين و شناسايي سياستهاي مکان اطلاع رساني يک سازمان بيان کرد. در واقع يک سازمان اولين موضوعي  را که در فعاليت هاي ارتباطات رسانه اي و اطلاع رساني به مخاطبان  بايد مشخص کند آن است که سياست هاي واقعي و اساسسي در حوزه اطلاع رساني سازمان را چه مقوله ها و موضوعاتي تشکيل مي دهند و اولويت هاي اطلاع رساني سازمان کدامند ؟

بنا بر اين در وحله اول هر سازماني بايد بداند سياست ها و استراتژي اطلاع رساني آن بر چه موضوعات مشخصي استوار است تا بر مبناي آن از فنون و تکنيک هاي مختلف رسانه اي براي تبليغ و انتشار و انعکاس آن در نزد افکار عمومي و مخاطبان خود استفاده کند.

اين ساستها در حوزه اطلاع رساني بر اساس شرايط روز دستخوش تغيير مي گردد ، در يک سال مي تواند شعار و سياستهاي اولويت دار اطلاع رساني مباحث تحقيقاتي و پژوهشي در يک سازمان باشد و در سال ديگر محور و مبناي اطلاع رساني بر تبيين و تشريح دستاوردهاي

علمی و فنی یا آموزشی سازمان تعیین گردد.آنچه مهم است که همگان بدانند در یک دوره جدید،سیاست های اطلاع رسانی سازمان دقیقا بر روی چه موضوعاتی و با چه اولویتی متمرکز و باید در چه سمت و سویی گام بردارند.

مخاطب پژوهی

یکی از موضوعات بسیار مهمی که معمولا در فرایند ارتباط و اطلاع رسانی روابط عمومی و سازمان ها به صورت دقیق و علمی بدان توجه نمی شود.شناسایی مخاطبان هدف واقعی سازمان ها هستند.به عبارتی دیگر بسیاری از سازمان ها،مخاطبان اصلی شان را به درستی شناسایی و طبقه بندی کردند و در حوضه ی اطلاع رسانی به خوبی نمی دانند که پیام های آسان برای چه افراد،گروه ها و شخصیت هایی باید انتقال یابد.دریک فرایند اطلاع رسانی از بخش باید دقیقا بدانیم که پیام های تولیدمان باید به چه نوع مخاطبان با چه ویژگی ها و شاخص هایی انتقال یابد.به هر حال هر سازمانی با انواع مخاطبان و سطح متفاوتی از ارتباط و تعامل روبروست که برای هر دسته از مخاطبان باید برنامه ارتباطی متفاوت و متناسب با آن گروه از مخاطبان را تهیه و تدارک کند.

به بیانی دیگر باید به خوبی دانست آن سیاست های اطلاع رسانی از قبل تعیین شده سازمان باید دقیقا  به چه مخاطبان و گروه ها و شخصیت هایی انتقال یابد و در این راستا طبقه بندی از لحاظ سطح دانش و ادراک و میزان تحصیلات،نوع شغل ،میزان اهمیت در نوع ارتباط با سازمان،رده سنی،خواسته ها وانتظارات به عمل آورد تا بتوان برنامه ارتباطی جداگانه ای در حوزه اطلاع رسانی برای هر دسته از مخاطبان تهیه و تدارک دید تا تناسب لازم را با سطح دریافت،ادراک،علایق و خواسته های آنان داشته باشد.

تولید پیام رسانه ای

یکی از فرایندهای در اثربخشی فعالیت های رسانه ای تولید پیام است که این پیام غنی باشد و در قالب های متنوع باشد به گونه ایکه این پیام ها از گلوله ای بر روی مخاطبان اثربخش تر باشد.برای اثرگذاری آیا مصاحبه یا برگذاری یک نمایشگاه یا چاپ پوستر . کالیکاتور.باید دید کدامیک از این ها با ذوق وسلیقه تر است.مخاطبان میتوانند اثر بیشتری بکند مثلا برگزاری یک کنفرانس ممکن است با کیفیت بالا با حضور تعداد از نمایندگان رساند اثربخش تر از تهیه چاپ صدها هزار پوستر بروشور را داشته باشد.لذا نوع ماهیت و سرعت انتقال اطلاعات از مهم ترین مولفه های که می تواند تعیین کننده باشد.اثرپذیری یک مصاحبه،گزارش،خبر رویکرد انتشار سطحی ولی گسترده و سریع از اطلاعات را دارد و در مقابل استفاده از مقاله و تحلیل و تفسیر

و با تهیه یک فیلم یا سریال یا برگزاری یک نمایشگاه رویکرد اطلاع رسانی تحلیلی و عمقی مبنای فرهنگ سازی تدریجی بر مخاطبان دنبال می کند.اگر سیاست اطلاع رسانی برای خروج از یک بحران نظیر کمبود آب آشامیدنی در یک شهر مد نظر باشد.بطور قطع عامل سرعت در انتقال آگاهی هشیاری از درجه اهمیت بالاتری نسبت به لزوم رعایت فرهنگ ترافیک در آن شهر خواهد بود.تولید پیام های گلوله ای رسانه ای باید از نوع سریع با سطح گسترده تر و پوشش مخاطبان انبوه باید مد نظر باشد ولی رعایت فرهنگ ترافیک و حمل و نقل درون شهری ممکن است در یک برنامه تلوزیونی و راه حل مناسب از تولید خبر و مصاحبه خواهد بود.

مخاطب شناسی رسانه ای

زمانی که سیاست های اطلاع رسانی تعیین،مخاطبان هدف مشخص و پیام ها و قالب های رسانه ای تهیه و تولید شد،نوبت به آن می رسد که حال با چه ابزاری باید این پیام های گلوله ای تهیه و تدارک دیده شده را به سوی مخاطبان هدف شلیک کرد که با کمترین خطا به هدف که همانا مخاطبان اصلی هستند برخورد کند و منجر به افزایش آگاهی و تغییر نگرش و رفتار مخاطبان منطبق با هدف نمایی گردد.

به عبارتی دیگر مخاطب شناسی در این بخش از اهمیت قابل توجهی برخوردار است برای مثال اگر مخاطبی هدف ما شهروندان تهرانی هستند بدیهی  است که شبکه تلوزیونی پنجم سیما یا شبکه تهران به سایر شبکه ها ارجعیت دارد.متاسفانه بعضی از پیام های رسانه ای بدون هیچ برنامه ریزی ارتباطی از رسانه های مختلف انتشار یافته و هزینه های زیادی صرف شده و اما کمترین اثربخشی را داشته است.

در این مقوله باید دست اندر کاران روابط عمومی از معرفت شناسی رسانه ای آگاهی داشته باشند،این که رسانه ها به چند دسته قابل تقسیم بندی هستند و هر کدام دارای چه ویژگی های بارز و منحصر به فرد بوده و از چه سیاست های رسانه ای پیروی می کنند و نوع ارتباط و پوشش رسانه های آنان در ارتباط با مخاطبان هدف و سازمان ما چگونه است؟

ارزیابی اثربخشی رسانه ای 

متاسفانه آنچه که همواره در فرایند فعالیت های روابط عمومی و ارتباطات رسانه ای مورد غفلت و بی توجهی واقع می شود،ارزیابی مستمر از میزان  اثر بخشی  و روند موفقیت یا عدم موفقیت فعالیت ها و ماموریت های روابط عمومی است و آن چه بیشتر در این مقوله به آن توجه می شود تنها کمیت و تعدد کارهای صورت گرفته است نه میزان اثر بخشی و سنجش میزان کارایی روابط عمومی یک سازمان.آیا به این نکته مهم توجه می شود که این میزان خبر ارسالی،مصاحبه انجام شده و یا....توانسته چه میزان باعث افزایش آگاهی و تغییر نگرش در مخاطبان در راستای اهداف و سیاست های اطلاع رسانی سازمان به دنبال داشته باشد؟