ارتباطات نوین جادوی هزاره سوم  

کاربرد E-mail در پردازش داده ها و جمع آوری اطلاعات

رایانامه (پست الکترونیکی، ای‌میل)( : e-mail مخفف Electronical Mail )، نامه‌ای الکترونیکی است که با رایانه فرستاده می‌شود. سرویس ایمیل یا رایاپیک (e-mail service) :  سامانه‌ای است که این خدمات را ارائه می‌کند. نشانی پست الکترونیکی یا رایانشانیe-mail address) ) : نشانی است که برای رایانامه مشخص شده‌است.

یکی از کاربردهای اینترنت فرستادن و دریافت نامه‌های الکترونیکی است؛ نامه الکترونیکی پرونده‌ای است که از طریق شبکه اینترنت برای مخاطبی که دارای رایانشانی است، فرستاده می‌شود.

مزایای پست الکترونیکی ( E-mail )

·         افزایش بهره وری: دیگر مجبور به پاسخگویی تلفن های همکاران خود و گذاشتن پیغام برای آنها نیستید.

·         کاهش هزینه های ارتباطی: پست الکترونیکی یکی از ارزانترین روش های موجود برای برقراری ارتباط میان دفاتر کار است.

·         انتقال سریع اطلاعات: می توانید با استفاده از E-mail داده ها را به کاربران منتقل کرده و یا پرس و جویی از یک پایگاه اطلاعاتی انجام دهید.

·         هم چنین در این برنامه سندی از ساعت و تاریخ خوانده شدن پیام های ارسال شده، نگهداری می شود.

·         سهولت ارتباط: E-mail امکان برقراری ملاقات های فوری را فراهم می سازد.

·         ایجاد پاسخگویی صادقانه: هنگامی که کاربران به E-mail عادت کردند، پی می برند که در پاسخگویی بی پروا بوده و مخاطب با این روش در بیان احساسات واقعی (حتی اگر نامحبوب یا سخت باشد)، نسبت به زمانی که رو در رو قرار گرفته، موفق تر خواهد بود.

·         حفظ ارتباط مداوم: اگر شرکت شما کارمندانی دارد که معمولاً در محل کار خود حاضر نیستند، می توانید یادداشت های داخل شرکت را از طریق E-mail برای آنها بفرستید. در حقیقت E-mail می تواند راه بسیار خوبی برای حفظ تماس کارمندان راه دور با دفتر مرکزی باشد و اگر به تعداد کافی کارمند راه دور دارید، این موضوع می تواند توجیه مناسبی برای نصب E-mail باشد.

مصادیق عملی کاربرد ایمیل در جمع آوری اطلاعات

1-   ارسال فرم های نظر سنجی برای افراد

2-   اجرای سیستم بدون کاغذ در مکاتبات اداری

3-   اشتراک خبرنامه الکترونیک از طریق ایمیل

4-   ارتباط با رسانه ها

5-   استفاده از ایمیل توسط دفاتر خدمات ارتباطی

سرویس دهنده ( Service ) :

منظور از سرویس دهنده پست الکترونیکی، کامیپوتری است که شما از طریق آن به سرویس پست الکترونیکی دسترسی پیدا می کنید. یک نرم افزار سرویس گیرنده E-mail مناسب برنامه ای است که اولاً قدرتمند باشد و امکانات زیادی در اختیار کاربر بگذارد، ثانیاً محیطی راحت برای کاربر فراهم کند تا کاربر بهتر بتواند با آن ارتباط برقرار نماید، یا به اصطلاح کاربرپسند (User Friendly) باشد.

سرويس دهنده وب ، سرويس دهنده telnet ، سرويس دهنده Ftp و سرويس دهنده پست الکترونيکی ، نمونه هائی از سرويس دهندگان موجود در اينترنت می باشند. ميليون ها سرويس دهنده بر روی اينترنت به ارائه خدمات و سرويس های مورد نظر به سرويس گيرندگان فعاليت می نمايند. برنامه های نصب شده بر روی سرويس دهندگان بصورت شبانه روزی در حالت اجراء بوده و به پورت های خاصی گوش فرا می دهند. اين نوع برنامه ها در انتظار ارتباط ساير برنامه ها ( سرويس گيرندگان) از طريق پورت مربوطه می باشند.

يک برنامه سرويس دهنده پست الکترونيکی در ساده ترين ( حالت آموزشی ) حالت بصورت زير عمل می نمايد:

 هر شخص بر روی سرويس دهنده دارای يک Account به منظور ارسال و دريافت نامه الکترونيکی است .

برای هر يک از افراديکه دارای Account می باشند ، يک فايل ساده متنی در فولدر مورد نظر ذخيره می گردد.

افراديکه تمايل به ارسال نامه الکترونيکی برای شخص بخصوصی را داشته باشند ، می بايست يک پيام متنی را با استفاده از يک برنامه سرويس گيرنده ارسال نمايند. پس از آماده نمون پيام ، با فشردن دکمه "ارسال" ، پيام مورد نظر برای گيرنده ارسال خواهد شد. در اين حالت برنامه سرويس گيرنده با برنامه سرويس دهنده ارتباط برقرار و پيام حاوی آدرس فرستنده ، گيرنده و محتويات مورد نظر را برای سرويس دهنده مورد نظر ارسال می نمايد.

سرويس دهنده ممکن است اطلاعات دريافت شده را با يک فرمت مناسب به انتهای فايل متنی که برای هر فرد با نام Account وی ايجاد شده ، اضافه می نمايد.

سرويس دهنده ممکن است اطلاعات ديگر نظير : زمان و تاريخ دريافت پيام را نيز ذخيره نمايد. در صورت ارسال نامه های الکترونيکی ديگر برای يک گيرنده خاص ، سرويس دهنده پيام های دريافت شده را به انتهای فايل متنی ( حاوی پيام های مربوطه) اضافه می نمايد.

 گيرنده پيام های الکترونيکی از برنامه سرويس گيرنده خود به منظور دريافت و مشاهده نامه های الکترونيکی استفاده می نمايد :"

برنامه سرويس گيرنده از سرويس دهنده می خواهد که يک نسخه از فايل متنی مربوط به شخص گيرنده را ارسال نمايد.

برنامه سرويس گيرنده از سرويس دهنده می خواهد که محتويات فايل متنی را حذف نمايد.

برنامه سرويس گيرنده قادر به ذخيره سازی فايل متنی حاوی پيام ها بر روی کامپيوتر خود است .

در فايل متنی ذخيره شده بدنبال خطوطی باشد که با عنوان " از : " وجود دارند.

برنامه سرويس گيرنده قادر به نمايش ليست تمام پيام ها بر اساس عناوين مربوطه است .

 پروتکل های مربوط به ایمیل :

SMTP  مخفف( Simple mail transfer protocol ) یک پروتکل استاندارد برای ارسال و دریافت Mail در اینترنت می باشد.

 IMAP  مخفف ( Internet Message Access Protocol ) :  این پروتکل به عنوان جایگزینی برای پروتکل POP3 به‌کار میره. از نظر ساختاری کمی با پروتکل POP3 متفاوت است ولی کارش همان است و برای خواندن E-mail های رسیده به کار می‌رود.

 POP3 مخفف ( Post Office Protocol version 3 ) : یکی از دو پروتکل مشهور بازیابی Mail می باشند ، امروزه از این پروتکل به عنوان Extended SNMP یاد میشود که کاربران با استفاده از این دو پروتکل برای متصل شدن به سرور و دریافت Mail های خود استفاده می کنند.

  Post Office Protocol ( Version 3) POP3) چیست ؟

POP3 مسئوليت پيام های دريافتی (ورود) را برعهده دارد. زمانيکه با استفاده از برنامه سرويس گيرنده ، صندوق پستی را به منظور دريافت نامه های الکترونيکی بررسی می نمائيد ، برنامه فوق با سرويس دهنده ( POP3 ( POP3 Mail Server از طريق پورت 110 ارتباط برقرار می نمايد. سرويس دهنده POP3 به يک نام Account و رمز عبور نياز دارد. پس از تائيد اعتبار و مجوز ، سرويس دهنده POP3 فايل های مربوطه را فعال و امکان دستيابی به آنان را فراهم می نمايد.

برای کار با این پروتکل باید آدرس POP Server مربوط به E-mail خود را بدانید. برای این‌کار می‌توان از nslookup استفاده کرد و سطری که عبارت MX دارد را خواند. دقت کنید که در مورد سایت‌های کوچک، آدرس POP Server همان آدرس SMTP Server است ولی در سایت‌های بزرگ (مثل یاهو‌ ) سرور‌های مربوطه جداست ( یعنی دو اسم مختلف دارد ). در مورد سایت یاهو POP Server در آدرس pop.mail.yahoo.com قرار دارد.

 امنيت اطلاعات :

مسئله امنيت داده‌ها را در ايميل جدي بگيريد ، به خاطر داشته باشيد كه پيامهاي پست الكترونيكي محرمانه نيستند – به ويژه پيامهايي را كه از محل كار خود ارسال مي كنيد ، بعنوان مثال در آمريكا بر اساس قانون ، كارفرما اين حق را دارد كه پيامهاي پست الكترونيكي كارمندان خود را بررسي كند و اگر مدارك جرمي در پيامها بيابد مي تواند عليه نويسنده نامه اقدام كند . به بيان ديگر پيش از تايپ پيامهاي شخصي خوب فكر كنيد ، اگر نامه حاوي مطالبي باشد كه دوست نداريد مديرانتان آنرا بخوانند بهتر است آن را نفرستيد در ضمن فراموش نكنيد كه تقه زدن روي دكمه حذف  به معني حذف شدن يك فايل از روي شبكه نيست